Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri dan Contoh Surat Penawaran

Dalam hal yang sudah mengerti tentang surat menyurat dalam sebuah perusahaan pasti sudah tidak asing dengan berbagai macam jenis surat yang ada.

Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri dan Contoh Surat Penawaran

Salah satu surat yang paling penting untuk melakukan suatu hubungan bisnis adalah surat penawaran. Untuk lebih jelasnya mengenai apa itu surat penawaran dan untuk apa fungsi dan kegunaannya serta contoh surat penawaran. Mari simak ulasannya berikut ini.

Pengertian Surat Penawaran

Apa itu surat penawaran? Pengertian Surat Penawaran itu sendiri sesuai dengan fungsinya adalah surat yang dibuat untuk menunjukkan maksud suatu pihak yang ingin menjalin kerjasama bisnis dengan pihak lainnya. Ada banyak bentuk kerjasama yang bisa dilakukan dengan menggunakan surat penawaran misalnya seperti untuk kegiatan  melakukan kegiatan jual-beli barang / jasa, atau penawaran kerjasama bisnis.

Misalnya seperti surat penawaran barang. Surat penawaran barang merupakan sebuah surat yang dibuat dalam bentuk surat formal yang mana dalam surat tersebut dicantumkan secara jelas tentang barang atau jasa yang ditawarkan serta rincian harganya secara mendetail. Biasanya surat penawaran tersebut dibuat oleh suatu perusahaan karena adanya permintaan penawaran dari calon konsumen. Namun, tidak hanya itu sering kali juga seorang produsen (distributor) memberikan surat penawaran umum kepada konsumen (sub-distributor).

Tujuan Surat Penawaran

Pada umumnya surat penawaran dibuat dengan tujuan untuk memberikan penjelasan mengenai suatu produk baik itu barang dan jasa yang akan ditawarkan beserta dengan rincian harga yang produk yang anda tawarkan. Hal ini tentunya sesuai dengan pengertian dan manfaat dari surat penawaran yang merupakan sebuah surat berisi tentang informasi barang/ jasa yang diperjual-belikan beserta rincian harga produk yang ditawarkan agar mudah dimengerti oleh konsumen.

Tidak hanya itu, surat penawaran secara lebih detail juga memiliki peran sebagai dasar kesepakatan untuk hal jual-beli atau hal lainnya yang dilakukan dua pihak.

Manfaat dan Fungsi Surat Penawaran

Jadi, berdasarkan pada pengertian dari surat penawaran yang sudah dijelaskan diatas. Maka, dapat disimpulkan bahwa manfaat dan fungsi surat penawaran pada umumnya adalah untuk menawarkan kerjasama jual-beli dengan pihak yang satu sebagai produsen dengan pihak yang lainnya sebagai konsumen. Secara umum, berikut beberapa fungsi dari surat penawaran yang biasa dibuat oleh produsen kepada konsumen.
  • Surat penawaran dibuat oleh produsen untuk untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain atau konsumen.
  • Biasanya surat penawaran ditujukan sebagai salah satu cara untuk melakukan kegiatan promosi suatu produk.
  • Karena untuk melakukan promosi, maka adanya surat penawaran juga digunakan untuk meningkatkan pemasaran produk yang ingin dijual, baik itu barang atau jasa.
  • Alat atau sarana untuk menjalin kerjasama dengan pihak lain.
  • Adanya surat penawaran dibuat untuk membantu memperluas jaringan bisnis
Dari beberapa fungsi surat penawaran yang sudah kami jelaskan diatas, tentunya kita menjadi tahu bahwa surat penawaran yang dibuat ini sangat penting untuk suatu bisnis. Oleh karena itu, anda harus memperhatikan juga cara membuat surat penawaran yang baik dan benar. Dan tidak ada salahnya anda juga harus melihat beberapa contoh surat penawaran yang biasa dibuat oleh sebuah perusahaan lainnya sebagai referensi agar tidak ada kekeliruan.

Isi Surat Penawaran

Dalam sebuah surat penwaran ada beberapa hal pokok yang harus anda perhatikan ketika akan membuat surat penawaran. Berikut beberapa hal pokok yang harus ada di isi surat penawaran.
  • Nama produk beserta jenis, mutu, merk, dan jumlah produk yang ditawarkan.
  • Cantumkan harga produk barang/jasa yang ditawarkan secara lebih detail baik jika barang dibeli secara satuan ataupun dalam jumlah besar
  • Menawarkan berbagai kemudahan dan promosi barang, misalnya seperti garansi, gratis ongkos , service gratis, kirim, dan sebagainya.
  • Gunakan metode pembayaran yang memudahkan konsumen.
  • Tawarkan mengenai potongan harga (bila ada) apabila konsumen ingin membeli dengan jumlah tertentu.
  • Cantumkan bagaimana cara pengiriman barang/ jasa kepada konsumen.
Beberapa hal mengenai surat penawaran yang sudah kami jelaskan diatas, harus anda perhatikan secara seksama. Tidak hanya itu, pastikan anda juga membuat bahasa penawaran dengan cara yang menarik. Dan pastikan mencantumkan informasi mengenai jenis produk, rincian harga, dan informasi lainnya secara akurat karena ini sangat penting.

Ciri-Ciri Surat Penawaran

Ada banyak jenis surat yang ada dalam sebuah bisnis dan semuanya pasti memiliki ciri-ciri dan karakteristik. Begitu juga dengan surat penawaran, ada beberapa ciri surat penawaran yang menjadi pembeda dengan jenis surat yang lainnya. Oleh karena itu, pastikan anda memperhatikan dan mengenal karakteristik dan ciri-ciri surat penawaran. Adapun ciri-ciri surat penawaran adalah sebagai berikut.
  • Surat penawaran memiliki bentuk dan menggunakan bahasa yang formal atau dapat dikatakan sebagai surat resmi yang mana ada kop surat dan alamat surat dalam surat penawaran.
  • Surat penawaran biasanya akan berisi mengenai informasi produk (barang, jasa, atau bisnis) serta rincian harganya secara detail.
  • Pastikan anda membuat rurat penawaran dibuat dengan struktur surat yang rapid an baik agar pihak lain mudah mengerti isi surat penawaran yang anda buat.

Contoh Surat Penawaran

Bagi anda yang masih bingung bagaimana cara membuat surat penawaran. Berikut akan kami jelaskan mengenai salah satu contoh surat penawaran barang yang dibuat dengan format sederhana yang dapat anda buat sendiri.

PT Tekno Ceria
Alat Elektronik
Jl. Gadjah Mada No.17 Jember Indonesia,
Telp. (021)1234567 , Fax (021)666555
Email : marketing@teknoceria.com
Nomor: 1217/SRTPN/VII/2018
Lampiran: 2 lembar
Perihal: Surat Penawaran Barang
Kepada Yth.
Direktur PT Elektria
Bp. Alenofela
Jl. Jendral Sudirman No. 145

Dengan hormat,
Melalui surat ini, Kami dari perusahaan PT Tekno Ceria yang bergerak di bidang peralatan elektronik ingin menawarkan produk kami untuk perusahaan Bapak. Kami menawarkan produk dengan harga yang lebih murah namun berkualitas dan modern serta bergaransi.

Adapun beberapa produk yang kami tawarkan kepada Anda yaitu sebagai berikut:

Merek dan warna: Panasonic DC SC2020, warna Putih Gading
Jenis barang: Mesin cuci
Tahun pembuatan: Thn. 2017
Harga: Rp4.000.000,- (harga sudah termasuk PPN 10%)
Gratis Ongkos Kirim
Opsi Cara Pembayaran: Cash, Credit

Besar harapan Kami, perusahaan Bapak tertarik dengan produk yang kami tawarkan ini. Tidak hanya itu, kami juga akan memberikan diskon sebesar 10% untuk pembelian pertama kepada Bapak jika membeli produk kami.

Selanjutnya untuk informasi lebih lanjut, Bapak bisa langsung datang ke kantor kami di Jl. Gadjah Mada No.17 Jember Indonesia atau menghubungi kami di Nomer telepon (021)1234567 dan Fax (021)666555
Sekian surat penawaran yang kami buat, atas perhatian dan kerjasamanya, Kami ucapkan banyak terima kasih.

Jember, 17 April 2018

Hormat Saya,

Rio Dewanto

Marketing Manager

Itulah pengertian dan contoh surat penawaran serta fungsi tujuan dan ciri-ciri surat penawaran. Semoga artikel diatas bermanfaat bagi anda semua, khususnya yang sedang mencari referensi contoh surat penawaran. Terimakasih.

Belum ada Komentar untuk "Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri dan Contoh Surat Penawaran"

Posting Komentar

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel